КРАТКАЯ СПРАВКА

Документы Word часто содержат данные, оформленные в виде таблицы. Обычно таблицы используются для более удобного расположения информации документа.

Таблица (рис. 1) состоит из столбцов и строк, на пересечении которых находятся ячейки. Таблица Word может содержать максимум 63 столбца и произвольное число строк. Ячейки таблицы имеют адреса, образованные именем столбца (А, В, С, …) и номером строки (1, 2, 3, …). Ячейки одной строки обозначаются слева направо, начиная со столбца А. В ячейках таблиц размещается информация произвольного типа: текст, числа, графика, рисунки, формулы.

рис. 1. Структура типовой таблицы

Пример:

В таблице на рис.1 ячейки первой строки имеют адреса: А1, В1, …

Адреса ячеек второй строки: А2, B2, C2, D2, …

Адреса ячеек третьей строки: A3, B3, C3, D3, E3, … и т. д.

Высота строк таблицы – произвольная, может различаться для разных строк таблицы, но ячейки одной строки имеют одинаковую высоту. Ширина ячеек одной строки и даже одного столбца – произвольная, в том числе и одинаковая. Первоначально указанное при создании таблицы число строк и столбцов можно изменять, добавляя новые или удаляя существующие строки и столбцы.

Word предоставляет возможность использования таблиц произвольной конфигурации, с различным числом строк, столбцов даже на уровне отдельной строки таблицы. Возможный вид такой таблицы показан на рис. 2.

 

рис. 2. Структура таблицы Word произвольной конфигурации

Способы создания таблиц

Существует несколько способов создания таблиц в документе, которые вставляются по месту установки курсора.

1-й способ. Новую таблицу можно создать с помощью команды главного меню (рис. 3) для указания размерности таблицы – числа строк и столбцов. После указания размерности создаваемой таблицы можно осуществить ее автоформатирование, нажав кнопку <Автоформат>. В окне «Автоформат таблицы» можно выбрать формат, который отображается в расположенном рядом окне «Образец». Переключатели в нижней части окна позволят вам сделать дополнительное оформление для выбранного стандартного типа таблицы.

2-й способ. С помощью кнопки <Добавить таблицу> на Стандартной панели инструментов определяется структура новой таблицы – при нажатой левой кнопке мыши закрашивается требуемое число столбцов и строк таблицы.

3-й способ. С помощью команды Вставка, Объект, вкладка Создание объекта можно в документ Word вставить электронную таблицу Excel, указав тип объекта – Лист Microsoft Excel.

4-й способ. Ранее набранный текст может быть преобразован в табличное представление с помощью команды Таблица, Преобразовать в таблицу при условии, что текст подготовлен с использованием специальных символов – разделителей колонок (табулятор, абзац, пробел и др.).

Для перемещения по ячейкам таблицы используется мышь или клавиши:

Следующая ячейка <Tab>  Предыдущая строка <­>

Предыдущая ячейка <Shift> + <Tab> Последняя ячейка столбца <Alt>+<PgDn>

Следующий символ <®> Первая ячейка столбца <Alt>+<PgUp>

Предыдущий символ<¬> Последняя ячейка строки <Alt>+<End>

Следующая строка <?> Первая ячейка строки <Alt>+<Home>

Изменение структуры таблицы

Изменение структуры таблицы означает изменение числа строк и столбцов первоначально созданной таблицы. Выполнению команд по изменению структуры таблицы должно предшествовать выделение соответствующего блока ячеек. Перечень основных действий по реструктуризации таблицы представлен в табл.1.

Т а б л и ц а 1. Перечень основных действий по изменению структуры таблицы.

Для изменения ширины и высоты ячеек имеются два способа:

Команда Таблица, Высота и ширина ячейки вызывает диалоговое окно << Высота и ширина ячейки >> с двумя вкладками строка и столбец.

1-й с п о с о б .

Вкладка Строка (рис.4) задает размеры высоты строк. Высота строки указывается в выбранной единице измерения, которая задается командой Сервис, Параметры на вкладке Общие.

Параметр Отступ слева определяет расстояние между левым полем страницы и левым краем текста в выделенных строках таблицы. Смещение ячеек строки относительно края страницы задается переключателями: по левому краю, по центру, по правому краю.

Можно запретить или разрешить разбиение таблицы или текста в строке при переходе со страницы на страницу. Для перемещения по строкам таблицы и их настройки используются кнопки <Cледующая> и <Предыдущая>.

Вкладка Столбец (рис.4) настраивает ширину столбца для выделенных ячеек или столбцов и интервал между данными различных столбцов. Кнопка <Автоподбор> автоматически изменяет ширину столбца с учетом содержимого ячеек

2-й способ.

Ширину столбца и высоту строк можно также установить, перемещая линии сетки или перетаскивая маркеры столбца и строки на горизонтальной и вертикальной линейках при нахождении курсора внутри ячейки. При этом, если выделена какая-либо отдельная ячейка, изменения ширины столбца касаются только этой ячейки; изменение высоты строки распостраняется на все ячейки текущей строки.

Форматирование таблицы.

 Для содержимого ячеек таблицы работают все команды режима Формат (допустимо различное шрифтовое оформление текста внутри одной и той же ячейки, обрамление и заполнение выделенных ячеек или их содержимого на уровне отдельных абзацев, изменение регистра символов, вставки табуляторов абзацев ячеек, форматирование кадров и т.п.).

Таблицу можно многократно автоматически форматировать с помощью команды Таблица, Автоформат.

Для автоформатирования таблицы выбирается стандартный табличный формат и проводится его дополнительная настройка. При этом можно отказаться от используемого обрамления, типа шрифта и т.п., отключив соответствующие переключатели. Кроме того, к отдельным частям таблицы (заголовкам строк, первому столбцу, последней строке, последнему столбцу) можно применить специальные форматы.

Использование в таблице формул.

Текстовый процессор Word позволяет выполнять вычисления, записывая в отдельные ячейки таблицы формулы с помощью команды Таблица, Формулы. Формула задается как выражение, в котором могут быть использованы:

Т а б л и ц а 2. Виды встроенных функций Word.

Категория	Функция	Назначение
Статистические	AVERAGE ()	Вычисление среднего значения для диапазона ячеек, например: = AVERAGE (А1:С20; В25; А30)
	COUNT()	Подсчет числа значений в указанном диапазоне ячеек, например: = COUNT (А1:С20; В25; А30)
	MAX ()	Нахождение максимального значения в указанном блоке ячеек, например: = MAX (А1:С20; В25; А30)
	MIN ()	Нахождение максимального значения в указанном блоке ячеек, например: = MIN (А1:С20; В25; А30)
	SUM ()	Нахождение суммы чисел в указанном блоке ячеек, например: А1:С20; В25; А30
Математические	ABS (x)	Абсолютное значение вычисляемого выражения, например: = ABS (А1*В12- С25+100)
	MOD (x, y)	Остаток от деления первого числа на второе, например: = MOD (А1, С12)
	INT (X)	Целая часть числа, например: = INT (2345.45)
	PRODUCT()	Произведение чисел в указанном диапазоне ячеек, например: = PRODUCT (А1:С20; В25; А30)
	ROUND (x, y)	Округление значения до указанного числа знаков, например: = ROUND (2345.45,-2)
	SIGN (x)	Определение знака числа например, -1 –для отрицательных и 1 – для положительных чисел): = SIGN (-2345.45)
Логические	IF (x, y, z)	Проверка заданного условия и присвоения значения ячейке: если условие истинно – значение 1, иначе – значение 2, например: = IF (Е12>G12; значение1 значение2)
	AND (x, y)	Вычисляет значение 1, если заданны истинные значения логических аргументов, иначе 0, например: = AND (А4>3;В2<3)
	OR (x, y)	Вычисляет значение 1, если заданны истинные значения любого логического аргумента, иначе 0, например: = OR (А2>3; D3<=4)
	NOT (x)	Вычисляет значение 0, если задано истинное значение логического аргумента, иначе 1, например: = NOT (D4>2)
	FALSE	Логическая константа ложь, которой соответствует число 0
	TRUE	Логическая константа истина, которой соответствует число 1<
	DEFINED (x)	Определяет значение в ячейке

Т а б л и ц а 3. Основные действия с формулами.

№ п/п	Действие	Содержание действия
1	Ввод и редактирование формул.	1.Установите курсор в ячейку для ввода формулы. 2.Выполните команду Таблица, Формула. 3.Введите вычисляемое выражение, используя имена встроенных функций – Вставить функцию. 4.Задайте формат числа для результата. 5.Нажмите кнопку <ОК> (создается поле в ячейке)
2	Работа с полями в ячейках таблицы.	Выполните команду Сервис, Параметры, на вкладке Вид выберите Коды полей. Альтернатива 1.Нажмите клавиши <Shift> <F9> при установке курсора в ячейке. 2.Установите курсор в область формулы и выполните корректировку формулы.
3	Обновление значения поля.	1.Выделите таблицу. 2.Нажмите клавишу <F9>.

Основные действия с формулами приведены в таблице 3.

При копировании формул ссылки на адреса ячеек автоматически не изменяются, их следует редактировать вручную. Для этого нужно перейти из режима показа значений в режим показа кодов полей, воспользовавшись любым приведенным ниже способом.

·         повторно выполнить команду Таблица, Формула и осуществить редактирование формулы в окне <<Формула>>;

·         с помощью команды Сервис, Параметры, вкладка Вид, переключатель Коды полей;

·         с помощью команды Коды/значения полей, выполняемой из контекстного меню, которое вызывается при установке курсора на поле формулы и нажатии правой кнопки мыши.