ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА С СИСТЕМОЙ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ MS ACCESS

·         использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер без данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных;

·         мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких, как деловые контакты, список личного имущества или рецепты;

·         ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;

·         определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора. 

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

Сортировка данных.

Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности, например, в таблице Преподаватели записи можно отсортировать в порядке убывания стажа преподавателей. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (сортировка по убыванию) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует  выбрать поля, используемые для сортировки. Для выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. После этого щелкните по кнопке сортировки - и данные отобразятся в отсортированном порядке. Если вы хотите восстановить порядок отображения записей, используйте команду Записи, Удалить фильтр.

Отбор данных с помощью фильтра.

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей.

В Access существуют фильтры четырех типов:

·         фильтр по выделенному фрагменту

·         обычный фильтр

·         расширенный фильтр

·         фильтр по вводу.

Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок <Фильтр по выделенному> или <Изменить фильтр> (команда меню Записи, Фильтр, Изменить фильтр). После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке <Применить фильтр> будут выбраны записи, соответствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи, Фильтр, Расширенный фильтр

Ввод и просмотр данных посредством формы.

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей.

Создать форму можно несколькими способами. Если вы в режиме базы данных откроете вкладку Формы и щелкните по кнопке < Создать>, то откроется окно, в котором указаны способы создания формы:

·         Конструктор позволит вам создать форму самостоятельно, но это для начинающих пользователей довольно сложно.

·         Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Этот режим наиболее удобен при создании форм, как для начинающих, так и для опытных пользователей.

·         Автоформы  являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда базовая таблица одна, содержит немного полей и вам нужно быстро создать простую форму. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица – со сводной таблицей Excel.

Если вы создаете форму на основе одной таблицы  или одного запроса, то виды форм ограничиваются вышеописанными. Но если вы разрабатываете форму на основе нескольких таблиц или запросов, то Access предложит вам создать либо подчиненные, либо связанные формы в ленточном или в табличном виде.

Для манипулирования записями (операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных) в режиме формы используются те же способы, что и в режиме таблицы.

Формирование запросов на выборку.

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах.

В Access можно создавать следующие типы запросов:

·         запрос на выборку;

·         запрос с параметрами;

·         перекрестный запрос;

·         запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);

·         запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы).

Для создания нового запроса в окне базы данных выбрать вкладку Запросы и щелкнуть по кнопке <Создать>. Откроется окно <<Новый запрос>>.

У вас может возникнуть вопрос: как создавать запросы с параметрами и запросы на изменение, если при создании запроса они явно не указаны? Следует отметить, что основой для всех этих запросов является запрос на выборку, т.е. сначала необходимо определить набор данных, с которыми хотите работать. Затем для созданного запроса на выборку надо перейти в режим конструктора. Задание параметров производится в строке Условия отбора для соответствующих полей. Подробнее это будет рассмотрено ниже при выполнении задания. Для доступа к запросам на изменение надо открыть пункт меню Запрос – в открывшемся списке вы увидите все виды запросов на изменение.

При сохранении запроса остается только структура запроса – перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных.

Формирование отчетов

Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты – для просмотра данных (на экране либо на бумаге). В формах используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Действительно, форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.

Способы создания отчета:

·         Конструктор,

·         Мастер отчетов,

·         Автоотчет в столбец,

·         Автоотчет ленточный,

·         Мастер диаграмм

Конструктор позволит вам самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя. Мастер отчетов автоматически создает отчет на основе выбранных вами полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным как для начинающих, так и для опытных пользователей. Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный – самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает мастер отчетов.

ЗАДАНИЕ 1

Создание базы данных.

1.     Создайте новую базу данных.

2.     Создайте таблицу базы данных.

3.     Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1.

4.     Сохраните созданную таблицу.

Таблица 1. 

Таблица данных Преподаватели.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1.     Для создания новой базы данных:

·        загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;

·        в окне << Файл новой базы данных>> задайте имя вашей базы (пункт Имя файла) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию Access предлагает вам имя базы dbl, а тип файла – Базы данных Access. Имя задайте Преподаватели, а тип файла оставьте прежним, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях;

·        щелкните по кнопке  <Создать>.

2.     Для создания таблицы базы данных:

·        в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке <Создать>.

·        В окне <<Новая таблица>> выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке <OK>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы.

3.     Для определения полей таблицы:

·        введите в строку столбца <<Имя поля>> имя первого поля Код преподавателя;

·        в строке столбца << Тип данных>> щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

Примечание. Заполнение строки столбца <<Описание>> не обязательно и обычно используются для внесения дополнительных сведений о поле.

4.     Для сохранения таблицы:

·        выберите пункт меню Файл, Сохранить;

·        в диалоговом окне << Сохранение>> введите имя таблицы Преподаватели;

·        щелкните по кнопке <OK>.